TIHLDEs instrukser

§1 Frivillige

Frivillige plikter…

  • Å signere vervkontrakt ved tiltredelse av verv.
  • Å utføre sitt verv på en ansvarlig, pålitelig og profesjonell måte.
  • Å bidra til å opprettholde et positivt miljø i TIHLDE og ivareta linjeforeningens omdømme.
  • Å delta på relevante møter, arrangementer og aktiviteter knyttet til vervet.
  • Å sette seg inn i, og følge TIHLDEs lovverk, retningslinjer og styreinstrukser som gjelder for deres rolle.
  • Å følge de grafiske retningslinjene til TIHLDE.

§2 Hovedstyret

Hovedstyret sin hovedoppgave er å ivareta den daglige driften av linjeforeningen. Hovedstyret skal søke å drifte linjeforeningen i tråd med generalforsamlingens ønske, og ta avgjørelser som best gagner alle medlemmene.

§2.1 Undergruppelederenes oppgaver

Leder av hver undergruppe har følgende oppgaver:

  • Koordinere all korrespondanse med hovedstyret.
  • Være undergruppens frontfigur utad.
  • Hovedansvar for å delegere og følge opp arbeidsoppgaver som er tildelt undergruppens medlemmer.
  • Sørge for at det blir skrevet og arkivert referat fra undergruppemøtene.
  • Skrive halvårsberetning til generalforsamling.
    • Denne leveres til Visepresident senest 14 dager før generalforsamlingen.
  • Holde orden i undergruppens arkiv.
  • Inneha oversikt over undergruppens pengebruk, og om nødvendig utøve sparsommelighet for å ikke overskride budsjett.
  • Om det oppstår en konflikt eller uenighet internt i undergruppen, er det leders ansvar å finne en god løsning.
  • Leder har som ansvar å representere TIHLDE i de forum hvor det er hensiktsmessig.

§2.2 Generalforsamling

HS skal gjennomføre generalforsamling etter TIHLDEs lover og Generalforsamlingens forretningsorden.

§2.3 Daglig drift

Tilrettelegge og muliggjøre undergruppenes, komiteenes og interessegruppenes virke. Avgjørelser tatt av HS anses som gjeldende med mindre de blir omgjort av et sittende eller fremtidig HS, eller av Generalforsamlingen.

Finansminister har et overordnet ansvar for at linjeforeningens økonomi er sunn og bærekraftig. AU skal ha en månedlig gjennomgang av TIHLDEs økonomi.

HS har ansvar for å legge til rette for nye og periodiske komiteer, samt interessegrupper. HS har også ansvar for å ordne disse til foreningens struktur, og å følge dem opp.

§2.4 HS‑møter

HS har møteplikt og talerett på alle HS‑møter. Kun personer som er valgt til HS av Generalforsamlingen har stemmerett. Ved stemmelikhet under hovedstyrets interne avgjørelser, vil leder stille med dobbeltstemme.

HS skal søke å være åpne om sitt arbeid, og referater fra hovedstyrets møter skal gjøres tilgjengelig for resten av linjeforeningen. HS har anledning til å sensurere hele eller deler av referatene.

HS‑møter skal finne sted minst én gang i måneden i aktivitetsperioden.
HS skal invitere alle komitéledere og Fondsforvalter til et møte minimum én gang i måneden i aktivitetsperioden.
HS skal invitere alle interessegruppeledere til et møte minimum én gang i semesteret.

HS kan ikke gjennomføre avstemming av vedtektsaker med mindre minst halvparten av hovedstyrets stemmeberettigede medlemmer deltar på møtet. Vedtektsaker som er meldt inn til et møte kan diskuteres, men ikke stemmes over, dersom man er under halvparten av hovedstyrets innvalgte medlemmer.

§2.5 Installering

  • Seremonien skal avholdes én (1) gang i året, i første halvdel av høstsemesteret.
  • Alle medlemmer som ikke allerede har gjennomført seremonien kan delta.
  • Medlemmer som ikke har fullført installering har de samme rettighetene som medlemmer som har fullført installering.
  • Medlemmer som har fullført installering betegnes som Installert.
  • Hovedstyret har anledning til å invitere eksterne ikke‑medlemmer til å delta på installering.
  • Hovedstyret gis myndighet til å arrangere suppleringsinstallering ved behov.

§2.6 Ekstern representasjon

HS er foreningens ansikt utad, og skal oppføre seg deretter. Dette gjelder spesielt på alle arrangementer, møter og samlinger hvor linjeforeningen er representert.

Representantene av HS kan kun uttale seg og handle på linjeforeningens vegne når dette først er avklart med HS. Ved uklarheter skal leder av linjeforeningen uttale seg.

§3 Forvaltningsgruppen

Forvaltningsgruppen sin hovedoppgave er å forvalte oppsparte midler på en hensiktsmessig måte og i TIHLDEs beste interesse. Forvaltningsgruppen vil også ta innspill fra TIHLDEs medlemmer om forslag til innkjøp som ikke blir budsjettert.

§3.1 Fondsforvalters oppgaver

Fondsforvalter har som hovedansvar å organisere og delegere arbeidsoppgaver til Forvaltningsgruppens medlemmer. Fondsforvalter vil være Forvaltningsgruppens ansikt utad, og er derfor ansvarlig for å opptre skikket på vegne av Forvaltningsgruppen og linjeforeningen. Fondsforvalter har ansvar for å kommunisere og videreformidle informasjon fra Forvaltningsgruppen til hovedstyret og generalforsamlingen. Fondsforvalter er også pålagt å presentere kvartalsrapporter hvert kvartal for hovedstyret samt presentere en halvårsrapport hver generalforsamling.

Ved stemmelikhet under Forvaltningsgruppens interne avgjørelser, vil Fondsforvalter stille med dobbeltstemme.

§3.2 Den Eldste i Forvaltningsgruppens oppgaver

Eldste har ansvar for at Forvaltningsgruppen beholder TIHLDEs verdier når avgjørelser tas og skal aktivt komme med innspill for å bevare TIHLDEs tradisjoner og positivt styrke linjeforeningens framdrift.

§3.3 Inntekt

Forvaltningsgruppens inntekter er på 2% av TIHLDE sine budsjetterte inntekter og overføres kvartalsvis. Finansminister kan redusere inntekten ved større fall i inntekter for det inneværende regnskapsåret.

§3.4 Høyrentekonto

Forvaltningsgruppen skal til enhver tid ha en minimumsum på 40 000kr stående på høyrente. Hvis summen skulle falle under grensen plikter Forvaltningsgruppen innen 3 måneder å overføre fra porteføljen til høyrente. Hvis beløpet på høyrente overstiger 15% av minimumsbeløpet, står Forvaltningsgruppen fritt til å disponere dette. Skulle det være behov for å overføre fra fondet til brukskonto, skal høyrentekonto benyttes, da man kan være uheldig med timingen i markedet.

§3.5 Portefølje

Målet til Forvaltningsgruppen er ikke å slå markedet, men å ha en trygg positiv avkastning i en lang periode. Fondet skal derfor bestå av minimum 60% ulike indeksfond. De resterende 40% kan bestå av aksjefond, obligasjonsfond og lignende. Forvaltningsgruppen kan ved kvalifisert flertall, internt og i Hovedstyret, investere opptil 5% i aksjer som blir ansett som trygge. Ingen enkeltinvestering skal overstige 20% av fondets størrelse. Overskuddet skal fordeles over hele året. Det skal fordeles ved å bruke value averaging.

§3.6 investeringer

Ved alle investeringsavgjørelser kreves det kvalifisert flertall, hvor Fondsforvalter, den Eldste i Forvaltningsgruppen, samt minst to tredeler (⅔) av Forvaltningsgruppens medlemmer må være til stede.

§3.7 Søknader

Det er kun medlemmer av TIHLDE som kan søke om støtte fra Forvaltningsgruppen hvor søknaden skal være begrunnet og ha som mål å kunne gi en positiv innvirkning på TIHLDEs medlemmer. Søknader skal være på en minimum sum av 5 000kr. Søknader som overstiger 100 000kr skal godkjennes av Generalforsamlingen med krav om alminnelig flertall.

Ved søknader hvor noen i Forvaltningsgruppen er inhabile mister de sin stemmerett. Inhabilitet inkluderer blant annet nære personlige relasjoner og grupperelasjoner.

Fondsforvalter, den Eldste i Forvaltningsgruppen, samt minst halvparten av gruppens stemmeberettigede medlemmer må være til stede ved behandling av søknader. En søknad krever alminnelig flertall fra Forvaltningsgruppens medlemmer for å bli godkjent. Søker Forvaltningsgruppen om midler selv, må søknaden godkjennes av HS.

§3.8 Åpenhet

Forvaltningsgruppen skal praktisere åpenhet både for TIHLDEs medlemmer og eksterne. Det skal være mulig å lese informasjon om TIHLDE fondet på linjeforeningens nettsider. Søknader skal publiseres på nettsiden uansett om søknaden blir godkjent eller ikke.

TIHLDEs medlemmer har rett til å få innsyn i Forvaltningsgruppens økonomiske aspekter.

§4 Undergrupper

TIHLDEs undergrupper har et særskilt ansvar for en del av organisasjonens aktiviteter og tilbud som ansees som vitale for foreningens daglige drift. Alle med verv i undergrupper anses som frivillige. Et medlem kan bare være i en undergruppe om gangen.

§4.1 Sosialen

Sosialen sin hovedoppgave er å planlegge, arrangere og gjennomføre sosiale sammenkomster for alle medlemmer av TIHLDE, og eventuelt invitere gjester. Undergruppen skal sørge for å opprettholde et godt samhold blant TIHLDE sine medlemmer ved å bidra til å arrangere inkluderende og varierte arrangementer.

Det er ønskelig at Sosialen skal strekke seg etter å planlegge og/eller gjennomføre minimum følgende arrangement:

  • Immatrikuleringsball
  • Julebord
  • Åretur
  • 17. Mai-arrangement
  • Utmatrikuleringsball

§4.2 Næringsliv og Kurs

Næringsliv og Kurs sin hovedoppgave er å knytte næringslivet og våre studenter tettere sammen. Dette gjøres ved gjennomføring av bedriftspresentasjoner, faglige arrangementer, promotering av stillingsannonser, samt annet som naturlig tilfaller dette. Undergruppen skal sørge for at TIHLDE til enhver tid har et nettverk i næringslivet. Undergruppen skal etterstrebe å opptre så profesjonelt som mulig overfor næringslivet for å representere våre studenter på en god måte.

Det forventes at man som ansvarlig for enkeltarrangementer tar ansvar for alle oppmøtte studenter. Dette innebærer, men ikke begrenset til, å passe på at ingen blir overstadig beruset og at alle oppfører seg på en grei måte. Hvert enkelt medlem har et ekstra ansvar for å følge opp og holde kontakten med bedrifter en er i dialog med. Dette innebærer blant annet å følge opp alle pågående mailsamtaler innen rimelig tid.

Næringsliv og Kurs har også ansvar for å planlegge og/eller gjennomføre minimum følgende:

  • Bedriftspresentasjoner
  • Faglige arrangementer
  • Koordinere arrangement i samarbeid med arbeidslivsnettverket Nexus
  • Stillingsannonser
  • Samarbeid med andre linjeforeninger og deres bedriftskomiteer
  • Holde seg oppdatert på hva som skjer på NTNU i forbindelse med næringslivet
    • Eksempelvis: Lightning Talks og itDAGENE
  • Representere TIHLDE på møter i studentråd, NTNU og FIF, dersom relevante saker blir tatt opp, ønskelig gjennom Næringslivsminister.

§4.3 Promo

Promo sin hovedoppgave er å bedrive blest, og formidle informasjon om arrangementer i regi av TIHLDE, samt eventuell annen viktig informasjon som kan angå linjeforeningens medlemmer og/eller interessenter.

Promo har konkret ansvar over følgende oppgaver:

  • Publikasjon og promotering på linjeforeningens nettside, og gjennom TIHLDEs profil på sosiale medier.
  • Produsere, bestille og distribuere plakater, flyers, kort o.l.
  • Designe og bestille pins, daljer, merch, samt andre effekter.
  • Produsere grafisk design der det anses som nødvendig for linjeforeningens ansikt inn‑ og utad.
  • Administrere og holde oversikt over undergruppens programlisenser og kamera.
  • Sørge for at fotografi blir tatt på de begivenheter det anses som viktig, samt stå for redigering og publisering av disse.
  • Vedlikeholde TIHLDEs interne grafiske retningslinjer.

§4.4 Index

Index sin hovedoppgave er å utvikle digitale tjenester for TIHLDEs medlemmer. Gruppen plikter å ta hensyn til, og prioritere målgruppens ønsker og behov. Medlemmene plikter seg til å følge de rutinene og praksisstandarden som er satt i Index.

Index har konkret ansvar over følgende oppgaver:

  • Tilrettelegge at alle nye medlemmer kan registrere en bruker på TIHLDEs nettsider.
  • Kontinuerlig utvikle og vedlikeholde tihlde.org, foreningens nettside, samt andre tilhørende subdomener.
  • Utvikle andre prosjekter som kan være nyttig for TIHLDEs medlemmer.

§4.5 Kiosk og Kontor

Kiosk og Kontor sin hovedoppgave er å gi TIHLDEs medlemmer mulighet til et avbrekk fra studiet, samt å gi dem en sentral plass å møtes. Undergruppen skal sørge for å opprettholde et godt samhold blant TIHLDEs medlemmer ved å arrangere lavterskel arrangementer på kontoret.

Kiosk og Kontor har ansvar for følgende oppgaver:

  • Arrangere lavterskel arrangementer på Kontoret. Det er ønskelig at Kiosk og Kontor skal strekke seg etter å gjennomføre minimum følgende arrangement:
    • Eksamensboost – arrangeres for å gi studentene et løft under eksamensperioden, en gang per semester.
    • Lunsj – arrangeres for å øke arbeidsmotivasjon, og høyere oppmøte på skolen, minst 3 ganger per semester.
  • Drift av kontoret.
  • Holde “Regler og instrukser for bruk av TIHLDE‑Kontoret” oppdatert. Hovedstyret skal informeres ved endring.
  • Bestille/handle, hente og fylle opp varer i kiosken. Kiosken skal driftes, og forsøke å oppnå å gå i null. Mao. kiosken skal ikke tjene penger på studentene.